Office Management & Teamassistenz

bei NKF Media GmbH in Berlin

NKF Media gehört mittlerweile zum führenden Verlag-/Medienhaus für Startups, Digitalisierung und technologische Innovationen in Deutschland 

 

Uns fasziniert die Ära der neuen Möglichkeiten und wir glauben daran, dass innovative Technologien und die Digitalisierung helfen können, die Welt zu einem besseren Ort zu machen. Mit diesen Veränderungen und den Unternehmen, die sie vorantreiben, beschäftigen wir uns in unseren Publikationen (Berlin Valley, The Hundert), Newsletter (Venture Daily) und auf unseren Events (NKF Summit, Digital Talents). Es gibt derzeit wahrscheinlich keine spannenderen Themen und kein ambitioniertes Medienhaus. NKF ist bewusst in Berlin, dem Epizentrum der deutschen Startup-Szene.

 

Deine Aufgaben

 

  • Du wirst bei uns umfangreiche organisatorische und koordinative Aufgaben übernehmen und Dich um unsere Termine, Reisen, Bestellungen, Post & Pakete, Dokumenten-Managment, Office-Environment und Büro-Geräte kümmern.
  • Du wirst die zentrale Person für eine reibungslose Abwicklung aller Bestellungen sein (Büromaterialien, Dienstleistungen, Team-Verpflegung/Catering etc.).
  • Du wirst die erste Ansprechperson für die Warenannahme/-ausgabe (Pakete o.ä.), intern wie extern, sein.
  • Du wirst den Posteingang und -ausgang (Empfang, Versand, Verfolgung) und den regelmäßigen Einzelversand unserer Magazine verantworten.
  • Du wirst eigenverantwortlich die allgemeine Unternehmens-Korrespondenz (national und international) bearbeiten. Dazu gehört auch die Einführung und Pflege einer systematischen Dokumenten-Ablage.
  • Du wirst alle wichtigen Termine und Meetings koordinieren und Du wirst die komplette Verantwortung für die Meetingräume inkl. Bereitstellung von Arbeitsmaterialien, Gewährleistung der Raumordnung, sowie die Eindeckung auf den Tischen übernehmen. Diese wirst Du anhand eines Buchungssystem organisieren und dafür bereichsübergreifende Spielregeln aufsetzen.
  • Du wirst für die Ordnungshaltung im Büro und in der Küche verantwortlich sein und wirst hier ebenfalls Spielregeln aufsetzen, wenn nötig, und Du wirst darauf achten, dass diese von jedem eingehalten werden. Die Koordination der internen Team-Aufgaben (Frühschicht bei Telefondienst, Küchendienst etc.) wirst Du ebenfalls übernehmen.
  • Du wirst den Team-Kalender verwalten und lückenlos alle teamrelevanten Termine eintragen.
  • Du wirst die Koordination der externen Dienstleister übernehmen und teilweise Vertrags- und Preisverhandlungen führen (z.B. Handwerker, Putzdienst, IT-Support etc.).
  • Du wirst bei Bedarf bereichsübergreifende Dokumente/-templates erstellen und verwalten (Telefon-Liste inkl. Telefonleitfaden für die Telefonzentrale, WLan, Passwörter etc.).
  • Du wirst die Liste mit den Barterdeals verwalten (Übersicht, Menge, Leistung, Gegenwert, Verwendungszweck).
  • Du wirst die fehlerfreie Bereitstellung und die regelmässige Instandhaltung der Bürogeräte verantworten (Scanner, Drucker, Beamer, sowie Telefon, -anlage und Anrufbeantworter).
  • Du wirst die Koordination eines E-Büro übernehmen.
  • Du wirst in Abstimmung mit der Geschäftsführung sämtliche Aufhängungen (Bilder, Informationen) an den Bürowänden umsetzen.
  • Du wirst die Verpflegung des Teams (Getränke, Einkäufe, Obst und Snacks), den Erste-Hilfe-Kasten, die Pflanzen- und Blumendekoration koordinieren und eine strikte Mülltrennung und Plastikvermeidung überzeugend einhalten und durchsetzen.
  • Du wirst sämtlicher Team-Aktivitäten wie Partys/Feiern, Teamevents, Geburtstage etc. planen und umsetzen (in Zusammenarbeit mit der Geschäftsführung, Event-Abteilung und HR).
  • Du wirst die Reiseplanung/Travelmanagement für das gesamte Team machen (Bahn-, Flug- und Hotelbuchungen für berufliche Veranstaltungen und sonstige Geschäftsreisen).
  • Du wirst vollumfänglich die Gästebetreunung und die Koordination zu unserem Büro (Taxifahrten / Fahrten von/zum Bahnhof/Flughafen) und wenn notwendig auch die Hotelbuchung übernehmen.
  • Du wirst alle Gäste freundlich und professionell begrüßen und zu jeder Zeit, sowohl am Telefon als auch am Empfang die erste Ansprechperson für unsere Besucher sein. Dabei wirst Du einen hervorragenden Eindruck bei der Betreuung und Verpflegung unserer Gäste hinterlassen.
  • Du wirst die Termin- und Reisekoordination für die Geschäftsführung übernehmen.
  • Du wirst die Buchhaltung und das Controlling unterstützen. Dabei wirst Du Auftragsbestätigungen, Rechnungserstellung und Mahnungen erstellen. Du wirst die Erfassung und Ablage eingehender Rechnungen und Kreditkartenabrechnungen machen.
  • Du wirst die Reisekosten- und Auslageverwaltung übernehmen und die Auszahlungen koordinieren.Und Du wirst daneben noch die Barkasse verwalten.
  • Neben den o.g. Feelgood-Themen wirst Du auch die HR-Abteilung während des Onboarding- und Offboarding-Prozesses unterstützen.
  • Und Du wirst abends einen letzter Rundgang durch das Büro machen und die Ordnung beaufsichtigen.
  • Du solltest ein kompetenter Ansprechpartner für die Geschäftsführung sein und ihn bei einem reibungslosen Geschäftsablaufs in allen organisatorischen und administrativen Belangen unterstützen.

 

Dein Profil

 

  • ...hast idealerweise eine abgeschlossene kaufmännische Berufsausbildung (Büro-/Industriekauffrau*mann,Steuerfachgehilfe/in) und bringst ein solides betriebswirtschaftliches Grundverständnis mit.
  • ...hast mindestens zwei Jahre Berufserfahrung im Bereich Office Management oder einer vergleichbaren Position gesammelt.
  • ...Tools, die Du beherrscht, lauten MS Office/Google Apps, Slack, Skype.
  • ...hast bereits ausreichend Erfahrung im Umgang mit Projektmanagementtools, CRM (idealerweise Hubspot) und Buchhaltungssoftware (idealerweise Sevdesk).
  • ... hast Deutschkenntnisse auf muttersprachlichem Niveau. Zusätzlich sind gute Englischkenntnisse zwingend erforderlich.
  • ... hast eine selbständige, zuverlässige und effektive Arbeitsweise, sowie ausgezeichnete analytische Fähigkeiten und eine schnelle Auffassungsgabe.
  • ... bist ein*e echte*r Teamplayer*in und stehst als solche*r für die Inkarnation unserer Unternehmenswerte. Dich kennzeichnen Gelassenheit, gute Laune gepaart mit einer Begeisterungsfähigkeit, Organisationstalent, Zuverlässigkeit und Verantwortungsbewusstsein.
  • ...hast ein professionelles und gepflegtes Erscheinungsbild und ist für Dich auch selbstverständlich (gerne auch nonkonform).
  • ... hast ein serviceorientiertes Auftreten und ein lösungsorientiertes Handeln. Dazu gehört, dass Du ein*e aufmerksame*r Zuhörer*in bist, um die Bedürfnisse zu erkennen/zu erfahren.
  • Auch kurzfristig anfallende Aufgaben bringen Dich nicht aus dem Konzept und Du erledigst diese gewohnt routiniert.Du stehst für exzellentes Zeitmanagement.
  • ...hast immer ein offenes Ohr, ohne jedoch Smalltalk zu betreiben und bist empathisch.
  • ... lebst Fortschritt, indem Du Deinen Bereich und Deine Prozesse proaktiv optimierst und so weit möglich automatisierst.
  • ... packst entschlossen an, fuchst Dich schnell in neue Themen rein und findest eine Lösung für jedes Problem.
  • ... bist aufmerksam, belastbar, gelassen, kreativ, hands-on und unternehmerisch und bringst neue Ideen ein, um strukturierte Prozesse und Workflows im Office-Management zu schaffen.
  • ...schreckst nicht davor ab, die Verantwortung für einen reibungslosen Büroalltag zu übernehmen.
  • ... findest „Dienst nach Vorschrift“ überholt und nicht zeitgemäß, denn Du hinterfragst immer auch den Status Quo.
  • ... bist permanent neugierig und hast einen großen Wissensdurst.
  • ... bringst eine einzigartige Kundenorientierung mit.
  • ... stellst als Team-Assistenz den „glücklichen Mitarbeiter“ in den Mittelpunkt Deines Schaffens.
  • ... hast ein „Kümmerer-Gen“ und freust Dich, wenn es anderen gut geht.

 

Warum wir?

 

Unser Unternehmen möchte ein in allen Belangen vorbildliches Office-Environment ermöglichen und ein Team, das sich bei uns wohl fühlt.

 

Du suchst einen Job, worin Du eine zentrale Rolle in der Gestaltung einer innovativen Bürokultur spielen kannst? 
Du bist überzeugt davon, dass eine wohlfühlende Büroatmosphäre und ein vorbildlicher Arbeitsplatz die Produktivität, Zusammenarbeit und Kreativität fördert?

 

Dann suchen wir Dich!

 

Bei uns darfst Du die erste Ansprechperson für alle internen Serviceanfragen sein, Verantwortung für das operative Tagesgeschäft übernehmen, über alle Themen den Überblick behalten und eine einzigartige Büro-Atmosphäre gestalten! 

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NKF Media GmbH

13355 Berlin
Berlin / Deutschland
Kategorie(n)

Administration / Personal

Anstellung

Vollzeit (Festanstellung)

Gewünschtes Eintrittsdatum

Ab sofort

Job veröffentlicht am

09.05.2019

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